数字化赋能助力云浮市应急管理局网信办开启智能无纸化会议

　　一、项目背景

　　云浮市应急管理局承担着全市安全生产、防灾减灾救灾和应急救援等重要职责，会议召开频率高，内容涵盖应急决策、事故研讨与工作部署等关键事务。过去，传统会议高度依赖纸质文件，使得会议筹备工作繁琐不堪，资料的印刷、分发不仅耗费大量时间和人力，在应急响应时，信息传递效率低下，难以契合“快速响应、高效决策” 的应急工作要求。

　　长期以来，云浮市网信办在会议管理方面面临着空间分散、档案繁杂、信息不对称等问题，这些问题直接导致会议效率低下，会前准备工作繁琐，资源配置不合理。同时，传统的纸质会议不利于会议内容的长期保存，也不便于会后多方调取、查询和访问。一旦会议文件需要临时修改，就需要投入大量时间和精力更换打印印刷材料。这种会前准备工作效率低且存在安全隐患的模式，已无法满足互动会议提升体验的需求。此外，网信办在讨论网络安全、信息化建设等议题时，迫切需要一个高效、安全的会议平台，以保障信息安全和沟通顺畅。为顺应数字化发展趋势，提升工作效率与协同能力，云浮市应急管理局网信办决定引入无纸化会议系统。

　　二、需求分析

　　1. 应急响应高效性：在应对突发灾害或安全事故时，能够迅速召集会议，实现资料的快速共享与同步，确保各部门快速掌握信息并做出决策。

　　2. 信息安全保密性：应急管理工作涉及大量敏感信息，会议系统必须具备严格的加密措施，防止信息泄露。

　　3. 多部门协同性：应急管理局与网信办及其他相关部门在会议中需要紧密协作，系统要支持多部门人员同时参会，便于交流与讨论。

　　4. 功能多样性：除基本的资料展示、会议记录外，还需具备电子签名、投票表决、实时批注等功能，满足不同类型会议的需求。

　　5. 设备兼容性：兼容现有办公设备，如电脑、平板等，无需大规模更换硬件，降低成本。

　　以往无纸化会议在推行过程中，一直存在“不好用、不管用、效率低”的困境，不仅浪费资源、效率低下，还面临着文件泄密、网络中断或服务器故障导致会议中断的风险，同时定制化能力较弱，功能界面未贴合用户办会习惯，操作繁琐。针对这些问题，Thinuna 推出了智能平板无纸化会议系统解决方案，凭借会议安全保护、终端应急、通信加密、流程管理、权限层级管控、软件自适应、通道解析、HarmonyOS 高效协同、企业专属定制等核心优势，为各行各业提供一站式智能会议解决方案，有效解决用户在无纸化会议推进过程中遇到的难题。

　　三、解决方案

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　　此次Thinuna 为云浮市网信办提供的无纸化会议系统包含10套无纸化会议客户端软件V1.0.0(HarmonyOS 版)，可实现会议文件的本地化存储、传输和多终端同步阅读，与会人员能够通过客户端查阅资料、进行电子批注、会中交流讨论、投票表决、会后归档回看等。

　　1.采用 B/S(浏览器 / 服务器)与 C/S(客户端 / 服务器)混合架构。B/S 架构便于会议组织者通过网页进行会议管理、资料上传等操作;C/S 架构为参会人员提供专用客户端，保障会议中资料查看、互动操作的流畅性与稳定性。服务器部署于应急管理局内部机房，采用双机热备技术，确保系统7×24小时稳定运行。

　　2. 为会议室配备10台华为国产化高端移动平板作为参会终端，便于记录与批注。

　　配置1套无纸化会议后台管理系统V1.0.1(HarmonyOS 版)，可实现对会议预订、会议审批、通知发布、创建会议、导入与会人员、坐席安排、上传议题材料、文件权限管控、会议记录等数据的集中存储与管理。

　　配备1台基于华为麒麟国产操作系统开发的无纸化会议全数字会议控制主机PLS-2000MC II，作为此套智能会议系统的加密存储中心，用于会议资料的存储及分发。

　　配置1台无纸化会议流媒体服务器 PLS-2000SK II，用于对媒体内容进行采集、缓存与调度。

　　配置1台无纸化会议流媒体编解码器 PLS-2000SX II，用于将外部信号实时广播到所有会议终端并同步显示。

　　3. 软件功能：

　　会前准备：会议组织者通过系统创建会议，上传各类应急方案、事故报告等资料，并设置参会人员权限。系统自动向参会人员发送会议通知，包含会议时间、地点与议程，参会人员可在移动端一键确认参会。

　　会中互动

　　电子签到：参会人员使用手写或点击进行签到，签到信息实时统计，方便掌握参会情况。

　　资料共享与批注：参会人员可在平板上查看会议资料，支持多人同时对资料进行手写批注、标记重点，批注内容实时同步，促进讨论。

　　投票表决：针对应急决策、方案选择等事项，可发起在线投票，设置单选、多选等模式，结果即时统计显示。

　　实时交流：内置聊天功能，方便参会人员在不打断会议进程的情况下进行文字交流、提问答疑。

　　远程会议：通过视频会议模块，实现与远程专家、其他部门的实时音视频连线，共同商讨应急策略。

　　会后管理：会议结束后，系统自动生成会议纪要，整合会议讨论内容、投票结果等信息。会议资料自动归档，可按会议主题、时间等条件进行检索查询，方便后续复盘与工作追溯。

　　4. 安全保障：

　　数据加密：对会议资料传输与存储采用AES-256加密算法，防止数据被窃取或篡改。

　　权限管理：严格划分会议组织者、参会人员、管理员等不同角色权限，限制资料查看、编辑、下载等操作。

　　访问控制：设置防火墙、入侵检测系统，结合应急管理局内部网络认证体系，只有授权设备与人员可访问会议系统。

　　无纸化会议客户端应用功能丰富，包括会议主持、同屏交互、会议签到、会议概况、视频播放、投票表决、手写批注、电子举手、会议交流、网页浏览等，具有功能丰富、界面简洁直观、操作便捷、稳定可靠等特点。它能够帮助会议组织者极大地降低工作压力，轻松进行会议现场管控，提高与会者的开会效率，同时节省大量资料印刷费用，完全符合国家低碳、环保理念。

　　把创新资源进一步聚焦到重点领域，对提升企业科技创新水平和经营效率发挥了重要支撑作用。该系统提高了企业会议管理效率，降低了会议成本，加强了与会信息沟通，提升了决策质量。智能化的会议记录使信息更加清晰对称，有利于提升领导的科学决策。

　　未来，Thinuna 将继续积极助力推进政企单位进行数字化会议转型，构建智慧化、实用性强、贴合用户操作习惯的协同无纸化办公平台，以先进理念和信息技术引领企业高质量发展。