无纸化会议调研报告方案介绍-vimay®唯美

　　一

　　前言

　　随着中国信息通信网络的持续快速建设，目前中国通信水平已经大幅度提高，为各行各业的信息交流提供了可靠的保证。

　　在诸多通信业务中，会议电视业务越来越表现出良好的发展势头。

　　无纸化概念深入人心

　　1、无纸化会议系统是一种全新的会议模式

　　无纸化会议是近两年来开始流行于业界的一种全新的会议模式。

　　它将多种信息化、智能化技术融入会议的各个环节，为与会各方提供便捷实用的会议平台，同时也带来全新的会议体验。

　　2、无纸化办公是现代企业发展的必要手段

　　无纸化会议给企业带来了全新的会议交流体验，其优势在于：

　　它可以建立健全决策咨询信息支持系统，有助决策的科学化和民主化，规范公文办理行为，避免一文多投、公文积压和公文乱投等现象，提高公文流转速度;

　　减少车辆出行，减轻城区道路交通压力，减轻应酬压力;

　　能够加快转变政府职能，避免各种暗箱操作和幕后交易，能够健全监督渠道，完善监督手段。

　　简言之，有效提高决策水平和工作效率、减轻收发公文带来的交通和环境压力及加强廉政建设，提高执政能力等是无纸化会议系统深受现代企业青睐的三大因素。

　　3、无纸化会议是会议系统行业竞争的必然结果

　　据中国项目可行性研究中心编写可行性报告分析，近年来，会议系统市场发展十分迅速，这意味着其中的竞争也愈演愈烈。

　　各大厂商为了抢占市场份额，不惜在技术研发上投入大量人力物力，力求以满足会议室市场需求的产品为资本在市场争得一杯羹。

　　而传统的会议模式因为效率低、应变能力差、表现形式单一、设备操作复杂、资源浪费严重以及安全保密隐患等诸多问题，逐渐不敷现代会议室使用，无纸化会议系统正是这种激烈竞争环境下催生出来的新型科技成果。

　　目前市面上已经开始有更多的公司为其会议系统产品打上了无纸化的标签。

　　二

　　无纸化会议系统建设背景

　　1.现场会议存在的问题

　　通过调研和客户访谈，企业会议存在如下需求和开展过程中的痛处：

　　①开会的准备周期长、效率低，要经过打印、装订、分发、签到、收集投影资料等过程，效率有待提高;

　　②会议成本高，打印或复印大量会议资料，耗费大量的纸张，还存在装订出差错的可能;

　　③含有经营数据、战略规划案、市场营销案等高度保密的会议资料的打印和分发，会导致泄密;

　　④解决了现场会议或大型会议坐后排参会者在看会议资料时，看不清的阻碍;

　　⑤会前阅读会议材料，需要标记或者笔记资料内容和自己观点，但缺少一种工具在会前和会中都可方便使用。

　　2. 使用无纸会议系统的好处

　　针对企业会议的问题和痛处，通过使用无纸化会议系统，我们可以解决如下问题：

　　①提高办公效率。将会议过程中的各环节无纸化，将多种信息化技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程，将频繁召开的会议全部搬上电子平台，这样管理者可以在更短时间内完成多于以往的任务;

　　②降低办公成本，包括打印、复印、装订、会议配套设备(投影仪、移动白板、白板笔等)所产生的费用;

　　③解决会议投影内容看不清，姿势累的问题;

　　④满足移动办公需求，带平板、笔记本、手机即可参会，轻便、简单、高效;

　　⑤不需要每个会议室都配备投影仪，系统通过同屏可以起到同屏浏览的效果，没有投影仪也可聚焦重点。

　　3. 使用前后的对比

　　使用自动化会议系统场景一：

　　使用前：开一些领导决策的相关会议，综合部或者会议服务者要为各个与会领导打印相关资料，以便会上查看材料和发言。这一项准备工作，非常耗费时间，也难免出错，同时耗费大量耗材成本。尤其是当有大量文档的时候，此问题更严重。作为参会者，可能自己带笔记本电脑入会，也可能直接使用打印的资料。

　　使用后：会议资料无需再打印，只需把会议资料上传到服务器就已经准备完毕。每一位参会者都会有一台安装“无纸化无线会议客户端”的升降终端，相当于一个“个人会议终端”，可通过网络访问到已经准备好的会议资料。无需麻烦的用笔记本或使用打印的资料。

　　使用自动化会议系统场景二：

　　使用前：会议参会者众多，后排总有人看不清投影内容。

　　使用后：通过“个人会议终端”，可方便浏览已上传的会议材料，选择同屏，可跟随主讲人当前屏幕内容。

　　使用自动化会议系统场景三：

　　使用前：领导需要发言，翻打印的资料指住某一页并且进行发言，所有参会者跟随一起翻打印的资料。或者在电脑上打开该资料，然后连接投影设备，进行发言，当有多人需要发言时，需要切换设备等过程操作。

　　使用后：主讲人可在参会者之间切换，切换后可把已经准备好的会议资料打开，所有参会者都可同屏查看。方便很多、效率提高很多。

　　总之，无纸化系统作为一套会议的辅助工具，通过多种终端设备的屏幕同屏，及会议相关的辅助功能，解决企业无纸化会议的需求，解决参会者就近共同查看会议资料的难题，及会议过程中的障碍，达到降低企业会议成本、加强企业的会议管理、提高会议沟通效率和效果的目的。

　　三

　　系统概述

　　无纸化会议系统是行业领先的、专门为解决现代会议中的实际问题而提出的一体化解决方案，适合于各种高端会议场合，以及重要的政务、商务、企事业单位和大型活动的会场实施应用。

　　采用行业领先的嵌入式架构，配备触控升降一体机会议系统实现全数字化管理，支持Ethernet网络连接方式，有力保障通信质量。

　　系统中央节点采用千兆以太网树状拓扑连接，级联扩展全部通过网线实现，终端采用有线通讯组网方式，对各种规格的会议厅以及大中小型会场均具有良好的适应性。

　　对会前准备，会中管理以及会后归档操作提供多种服务功能，以高效，环保，节俭的会议为宗旨，保证会议正常、有序、安全地进行。

　　1. 本产品与其它同类产品的竞争优势

　　①产品支持多议题会议模式

　　本产品根据客户需求的反馈，为满足集团型企业、政企单位等现场会议需求，开发了同一会议多个议题的功能，多议题之间一键切换，同时会议资料，参会人员同步切换。

　　②产品支持多种会议资料类型

　　产品支持的会议资料类型有：DOC、DOCX、PPT、PPTX、XLS、XLSX、PDF、PNP、JPG、MP4。

　　③安全与稳定性

　　应用软件基于C++/C#设计开发，采用CS架构设计，安全稳定，比一般厂家BS架构黑客攻击、木马侵入等更安全和稳定。

　　④应用服务更安全

　　提供帐号的认证、离线即删除资料等功能，保障阅读者的身份控制和会议资料的安全，不容易被第三方应用使用，或者被复制。

　　⑤集成度高

　　系统可集成会议话筒一体式升降，即保证了会议桌面的一致性和平整性，又可以在不开会议是设备隐藏起来，防尘防盗。

　　2. 系统特点及功能描述

　　后台创建会议流程

　　系统支持使用用户名密码登录方式所有创建会议，进入后台可创建多个会议、多个议题，一个会议下面可上传多个会议文件，所邀请的参会人员及其座位号在创建完会议议题后系统自动提示。

　　具体流程见下图：

　　参会人员流程

　　每个参会人员都可以作为主讲人进行文件分发、会议视频同屏功能等。

　　参会人进入会议并开始演讲的流程如下图：

　　四

　　技术方案

　　本产品的服务端将部署在企业的机房中，完全使用企业内网进行管理和提供服务。以下将从运行环境、网络环境、部署方案等方面来详细阐述。

　　1. 运行环境

　　会议系统应用服务及系统应构建在稳定的Windows和相关基础平台上，会议终端应支持多种设备参与会议。

　　具体请看运行环境说明：

　　2. 网络建设

　　会议应用场景应适用多种固定环境 和移动环境 。

　　网络建设建议

　　移动环境 应支持Wi-Fi/3G/4G网络;

　　固定环境 主要是企业内部会议场所，会议服务器部署在企业的核心办公网段，个人会议终端通过交换机连接到企业主干网，再访问会议服务器。

　　3. 产品主要技术指标

　　3.1 无纸化触摸型液晶升降器（带话筒升降）

　　液晶升降器采用双导轨钢丝驱动配合高精度同步螺杆升降，升降速度≤30S，面板采用全铝合金CNC加工和阳极氧化工艺;

　　显示屏后仰角度≤30°，可通过手动调节，结构设计符合人体工程学原理;

　　控制主板集成智能识别芯片组控制，万次以上开关闭合双重保护，采用同步静音电机，噪音≤30分贝，升降机功耗≤30W;

　　RS-485国际标准凤凰插头集中控制，电平信号控制代码具有较强的抗干扰防雷击功能，也可采用手动按钮控制，遥控统一控制，升降器控制软件支持PC机安装，兼容常用操作系统;

　　升降屏具有电源保护功能，液晶屏上升后自动供电，液晶屏下降后自动断电，所有线路都采用安全接地防漏电保护装置;

　　升降器具有上升、前仰、后仰、下降、切换5个按键，按键自带LED灯光功能，具有多媒体会议终端开关机键和USB接口;

　　液晶屏全铝合金外壳，无螺丝固定，长轴后仰转角，铝板镂空技术加工工艺，屏幕边缘厚度≤5mm;

　　显示屏与超薄式升降器无外漏连接线、无连接背板、无外漏螺丝;

　　采用电容式不低于十点触摸屏幕，16:9超薄显示器边缘厚度分辨率≥1920*1080。

　　生产企业具有国家强制3C认证证书

　　商标注册证书

　　液晶屏升降一体机外观专利证书

　　升降器传动装置实用新型专利证书

　　屏幕升降器使用新型专利证书

　　ISO9001质量管理体系认证证书

　　ISO14001环境管理体系认证证书

　　ISO45001职业健康安全管理体系认证证书

　　3.2 无纸化终端及软件

　　CPU不低于双核双线程

　　主频≥2.4GHz

　　内存≥4GB的DDRⅢ, 外存≥64GB的SSD;

　　分辨率≥1920*1080@60Hz

　　网卡：RJ45*2接口

　　标准接口：4*USB(3.0/2.0)、1*HDMI、1*VGA、1*LAN、1*MIC-IN端口、1*LINE-OUT端口、1*DC端口;

　　操作系统：Windows7/10，32bit

　　工作电源：DC 12V/5A

　　软件通过License授权下运行，支持免费的软件页面定制开发;

　　文件阅览共享同屏支持多种文件格式，包括常见的WORD/EXECL/PPT/PDF/WPS/CAD等(★有同屏软件著作权证书);

　　支持一对一，一对多，或者群发消息等多种模式;

　　支持密码签到和免签到等多种模式，会议投票功能与签到结果相关联，进行投票结果的统计;

　　支持主讲和汇报两种模式打开文件，主讲模式下支持主讲人的批注圈划，其他人只能浏览观能不能操作，文件以WORD形式保存至服务器，保存后的文件其他人可下载后进行二次修改批注;汇报模式下支持多人在同一文件上批注圈划并以图片形式进行保存，其他人不可以再进行修改(★有手写批注软件著作权证书);

　　支持悬浮图标操作，悬浮图标操作可实现屏幕同步，支持文件选择性单独发送至大屏或者参会者终端;支持参会人同步跟踪主讲者内容;支持视频的同步操作和断开功能;支持切换至本地电脑页面，方便使用其他软件(如公安办案系统，银行结算系统，法院案宗系统)的同屏功能;

　　支持主席位通过密码做软件的一键还原，支持主席位一键删除服务器上的文件资料;支持主席位控制展示欢迎页面展开和关闭、会议信息、显示人名、会议标语等画面，同时支持统一升降机控制、统一开关机(★有会议主席软件著作权证书);

　　支持呼叫服务，可通过终端机呼叫服务台茶水、笔、纸张等多种会议服务(★有呼叫服务软件著作权证书);

　　支持至少12个视频文件进行任意点播视频同步，视频同步播放无卡顿，视频延时≤500ms;支持实时观看视频流直播;摄像头，笔记本、远程视频接入和同步播放(★有视频同步软件著作权证书);

　　支持主席可对会议投票进行一键切换，并可启用、结束、查看统计结果功能;★支持投票倒计时功能，支持时间任意设定，时间未到之前投票控客进行更改，系统默认最后一次投票内容;(★有投票表决软件著作权证书);

　　支持终端查询、打开、下载会议文档资料;支持通过终端机将资料一键上传保存至服务器;

　　支持软件功能模块命名，隐藏，释放，增加和替换，根据客户不同需求制定个性化软件产品;支持任一客户端通过账户名和密码登录后台服务器，进行数据的更新，参会信息的修改和更正;

　　支持锁屏模式设置，在此模式下屏幕共享后只能观看同屏内容，其他参会人员不可以操作功能菜单。

　　3.3 无纸化会议管理控制服务器及服务软件

　　19”标准机柜2U高度;

　　CPU不低于E3至强服务器芯片;

　　内寸≥DDR3 8G;

　　硬盘≥1TB;

　　USB*6(后置4前置2)COM*1 3.5音频*1 千兆网口*1;

　　显卡：NVIDIA专业图形显示卡 (1G显存);标准：pci-E3.0;

　　视频输出：HDMI*1,VGA*135音频输出

　　服务器软件基于C++开发，采用高稳定性的CS架构设计，支持无人值守模式运行;

　　系统功能模块可自定义命名、修改和增减;

　　支持账户名和密码登录后台管理，可设置不少于2个会者为主席;

　　支持会议议题添加和修改，人名，职位信息，单位信息的导入，终端会议首页的编辑功能等;

　　支持编辑座位，设定好参会人员的名字，添加、修改、删除与会人员;

　　支持文字文档，视频文档的上传，支持一次上传多个文档和视频;

　　可设置投票内容，设置主席位终端可启动开始，暂停，查看投票等功能;

　　支持大屏幕上会议欢迎词的制作，欢迎词可变换背景颜色，字体，风格以及内容;桌牌的设置，背景的设置，职位，单位的替换和修改。

　　3.4 转码服务器及其软件

　　CPU不低于i5处理器,四核四线程、主频 ≥3.4GHz,

　　内存≥4GB的DDRIII, 外存≥500GB硬盘

　　2路前置USB口，4路后置USB口，支持HDMI及VGA输出。

　　网卡：千兆网络接口(RJ45)

　　视频卡：PCIE采集卡

　　视频输入接口：HDMI、DVI

　　视频输出接口：HDMI、VGA

　　音频接口：1*3.5mm音频输入接口、1*3.5mm音频输出接口

　　操作系统：Windows7

　　工作环境：环境温度：5℃～40℃;相对湿度：≤75%

　　19寸标准机柜2U高度

　　将视频编码数据流转换成网络编码流，将网络编码流转换成视频编码输出投影等大屏幕两种输入输出模式(★有编解码软件著作权证书);

　　CPU具有Intel Sandy Bridge、lvy Bridge、Intel HD Graphics功能;

　　内置Altera的CycloncIV的FPGA芯片，高达6.3Mb的嵌入式存储器，动态通道重配置以实现数据速率及协议的即时修改;

　　内置SDI解码芯片，可以快速高效实现视频会议解码;

　　内置高质量，多格式视频解码器及图形数字化芯片，并集成有2:1多路复用HDMI接收器，具备SDP处理能力，可处理PAL,NTSC和SECAM信号，同时还具备CP功能，可处理YPrPb和RGB分量格式，包括RGB图形;

　　可以将PAL、NTSC、SECAM复合信号或S视频信号转换为数字ITU-R BT.656格式。也可以将RGB或YPrPb分量视频信号解码为数字YCrCb或RGB像素输出流。支持525i、625i、525p、625p、720p、1080i、1080p和分量视频标准，以及许多其它高清和SMPTE标准。此外还能够同时处理CVBS和标清RGB信号，从而支持SCART和叠加功能。

　　五

　　软件主要功能

　　1. 后台登录界面

　　本软件分为后台客户端和会议客户端，后台软件是一套OA系统，登录时需要提供账号密码。

　　2. 三员管理体系

　　保密单位需要三员管理体系来保证安全保密性。

　　三员管理体系由系统管理员、安全保密管理员、安全审计员三个人员组成，其中，系统管理员规定由信息科人员担任，安全保密管理员、安全审计员由保密保卫科人员担任。

　　三种人员都不得直接访问系统文档。系统管理员可以建立账号但无权激活，安全保密管理员对所建账号审批通过后激活，并赋予人员权限级别，也可以冻结现有账号。安全审计员对以上两种人员的登录日志、操作日志可以查询、溯源。

　　3. 文件加密功能

　　每一人员对上传文件可以进行加密，比如，对Word文档加密上传，其他人下载加过密的文档，是打不开的，只有获得密钥，才能打开。

　　哪怕脱离了无纸化会议系统软件，直接用微软的Office 也是无法打开的。

　　4. 人员权限等级

　　人员级别分为：非密人员、一般人员、重要人员，分别对应文档级别：非密、秘密、机密，高等级的人员有权限访问同等级别及其以下级别的文档。

　　5. 组织架构管理

　　本系统具备组织架构管理，对部门设定、添加、修改都可以实现，每一人员都必须从属于某一部门，不可以单独存在，以防止非必要人员入内。

　　6. 会议系统客户端

　　无纸化会议系统进入前，有名单显示，进入会议前，必须签到，签到方式目前有三种：1是免签到，2是账号密码签到，3是手写签到。一般建议账号密码签到。

　　7. 客户端账号密码签到

　　无纸化会议系统的账号密码登录界面，如果输入账号是本机名单上的人员，就会直接进入，如果是另外一个座位号的账号，则立即自动修正成当前人员，如果是未被邀请的人员，则拒绝进入会议。

　　8. 客户端功能卡片

　　有七大功能：会议日程、会议资料、会议控制、视频会议、交互功能、会议工具、会议成果。

　　9. 多会议议题管理

　　第三代无纸化会议系统，采用一场会议多个议题，一个议题多个文档的架构进行排列，每一个文档自动识别格式，比方说是doc格式还是pdf, 甚至mp4格式，然后自动调用相应的功能模块打开，是mp4的，会自动播放。

　　10. 主持人操控功能

　　主持人可以操控投票表决，设定倒计时时间，主持人可以写会议纪要，主持人可以启动会议，也可以结束会议。

　　11. 支持交互功能

　　支持会议讨论、电子白板、呼叫服务、网页访问。

　　12. 会议工具

　　会议工具包括：计算器、万年历，还有pdf转Word、pdf转图片。

　　13. 对Win10支持度最佳

　　第三代无纸化使用了Win10的一些性能特点，如半透明边框模糊渲染显示等特性。

　　14. 对4大会议成果的支持

　　支持签到查询、批注结果显示、表决结果显示，以及会议纪要的查看。

　　15. 会中随时批注并查看

　　支持开会期间随时批注并随时查看功能，如果文件经过加密的，批注好的文件仍然加密保存。

　　16. 支持桌面截屏随手画批注

　　支持挂起状态对桌面截屏，然后可以随手画批注，可以保存成图片。

　　17. 扩展电子白板功能

　　支持笔锋设置、颜色设置，支持橡皮檫、垃圾回收，支持换背景，支持放大缩小，支持保存文件或调用已保存的文件。

　　18. 多窗口同时打开挂起底部排列功能

　　支持多窗口打开，支持挂起，在底部排列。

　　六

　　安装调试和售后服务

　　设备调试由本公司技术人员进行程序编写和调试。

　　货物到达后，在本公司和买方人员监督下，由买方人员清点货物，并检查货物的外观。

　　设备调试所需的工具、仪表由本公司提供。

　　本公司工程师在现场安装其设备时，保证遵守甲方的规定以及有关的保密制度。线材及配件等均为预估，待工程结束后按实结算。

　　质量是企业的生命，服务是品牌的保障。

　　让用户放心是我们对您的郑重承诺。从产品的设计、制造、检验、出厂等各个环节，我们都充分考虑到您的需求，都充分想到了您的关注。我们坚持不懈的狠抓质量，孜孜不倦地追求完美，就是要构筑企业的坚强基石，创造知名品牌，永远让我们产品用户放心!

　　产品售后服务按国家新“三包”规定执行。

　　新购产品1个月内因质量问题可更换(人为原因除外)

　　所有产品提供免费保修壹年的服务!

　　为了不断满足顾客的需求，达到优质服务的目的。公司坚持“质量第一，用户至上，为客户提供专业、及时、优质、令您满意”的服务宗旨，特制定以下售后服务细则：

　　1、项目完成时间：自签订采购合同之日起20个工作日内全部到位;7日内安装调试完毕。

　　2、提供7*24小时响应，接到故障通知后在48小时内解决故障。

　　3、所有产品免费保修1年，终身维护;售后服务期过后只收零配件成本费。

　　4、建立备品、备件库，设备出现故障，需要返厂维修时，提供备品备件。

　　5、提供办事处及总代理本地化服务。

　　6、承诺所供产品均为原厂正品，不使用任何劣货、假货等产品。