纬志电子-会议预约综合管理平台系统软件

　　非常荣幸，纬志电子能有机会和大家分享我们公司的这套会议预约综合管理平台系统软件，接下来的讲解希望能够让大家能够了解这套会议预约综合管理平台的设计理念以及系统功能。以便于工程商和终端客户遇到同类应用需求的时候，能够想到此产品。

　　系统初衷

　　首先，我们这套会议预约综合管理平台系统的设计初衷是什么呢? 我们设定，这是为本地、远端、私用或是共享等多种应用条件下的场地、会议室开发的一套智能化管理服务系统。

　　在我们实际应用中，往往会碰到类似以下这样的种种困惑：

　　①我只需要10人的会议室，而且我又没有不可能把所有的场地规模都记录下来，那么这样就需要由专人来帮我查找，会让事情变得比较繁琐。

　　②我需要具有某些特定功能，譬如说我需要有触控一体机的场所进行会议，如何快速地找到哪些场地是有这个功能的会议室，并且可以让我使用的场地就是基本的需求了。

　　③怎么能够快速地让需要参加会议的人同时清晰、无差别的接受到与会信息，并且做好参会的相应准备是一种非常使用的功能需求，相信也是平日会前筹备的一个非常重要的环节了。

　　④同样，当临时有事，需要取消会议时，第一时间告知所有与会人员，避免不必要的时间、成本的浪费也是非常重要的应用需求。

　　⑤目前会议场所会配备多媒体设备和管理控制设备产品，如音响、扩声、录播、显示、照明、会议发言、会议表决、会议签到、同声传译、信息发布等智能化设备，那么对于这些专业设备的管理也是我们需要关注的。

　　⑥原始的人工手动管理的方式针对会议室状态、会议室资源、会议室使用权等方面的管理或多或少会出现不及时和较为复杂的情况出现，

　　当然，在日常的场地预定预约的过程中，除了上面罗列的情况外，还会有其他不同的应用需求。

　　因此，就有了我们这套会议预约综合管理平台系统，简称会议预约系统，我们从人员信息、人员权限、设备信息、场地管理、场地功能、会议进程、会议资料、日常管理以及系统运行数据统计管理上进行了明确清晰化的功能开发，来解决日常碰到的常见问题。提高用户的实际使用体验。

　　系统架构&实现功能

　　实际应用中，我们会根据现场实际情况，每个会议室进出门安装电控磁力锁、门外安装门口显示终端，可以用作显示会议室状态、刷脸联动开门、快速预约会议等等。因为实际应用中，会议室内可能还有其他诸多设备如电源时序器、投影机、音频处理器、功放等设备，所以每个会议室还会配置有一台逻辑管理终端，会议室内投影机等所有设备通过逻辑管理终端统一控制。

　　我们这套会议预约综合管理平台系统。并不是一套一成不变的系统，我们可根据客户需求，把平台系统架设在云端或者是在本地网络架构下进行安全部署。

　　云端部署，用户可通过微信服务号为预约应用主体、采用的是共享云空间的数据存储方式，也就是使用的是纬志电子官方的微信服务号(支持定制对接政企服务号)，所有人、所有公司只需要关注纬志电子的官方微信服务号，配置公司权限信息、人员信息等对接功能后，就可以使用会议预约功能了。

　　系统架构如下图：

　　系统可实现支持的功能如下：

　　人员管理：支持人员权限管理，会议相关人员才有权限进入对应的会议室，支持人员信息设置;

　　信息展示：支持多媒体信息展示，天气预报信息展示，会议室状态显示，公告显示等 ;

　　与会身份认证：支持与会身份认证，支持人脸或二维码扫描开门签到认证功能;

　　场地管理：支持场地管理，场地信息设置，场地增删查改，预约冲突提醒;

　　支持会议资料上传下载：可以在会前把会议资料上传到服务器上，与会人员可直接下载查看准备会议内容 ;

　　联动控制：支持联动控制会议室设备，如设置与会时间开始前10分钟自动开启会议室内设备，会议结束后自动关闭所有设备等等。

　　本地部署，某些特殊应用场合下，考虑到项目的保密性，此系统还可在本地网络结构下进行安全部署，针对集团单位、企事业单位等进行专属定制。

　　系统架构如下图：

　　预约使用流程

　　首先进行好了系统设置后，就可以通过预约端进行预约了，系统会根据需求，进行审核并推荐，完成选择后，配置通知方式、通知时间后，系统会自动发送通知，可以通过门口显示终端、信息可视化终端进行信息发布功能，同时门口显示终端可以实时准确显示对应会议室当前状态信息及会议室是否有下一会议及显示下一会议信息，等等一些信息都可在门口显示终端上呈现。

　　预约流程如下图所示：

　　使用流程如下图所示：

　　在会议开始时，系统进行会议签到功能(如勾选了签到功能)，会议召开时，配合智能控制系统，系统自动执行预约功能(如会议开始时，自动打开会议室内设备电源等等)，并且与会人员可以进行会中的细化控制。当会议即将结束时，系统支持提醒功能，并且支持智能化延长，系统给予当前会议室是否支持延长会议时间，以及可以延长多久的可视化设定。当会议结束时，系统会自动延时关闭。配合中央控制系统和集群管理系统，可以实现远程集控的功能，这个也是ITAV会议预约系统与其他市面上一些软件类的会议预约系统的最大区别，我们并不只是软件，我们是软件、硬件、系统结合的，集群式的预约管理平台系统。以及该系统的数据呈现可以是作为接入可视化系统功能的一部分。

　　系统组网示意：

　　管理平台支持多种交互方式

　　会议预约系统，通过几个交互界面来实现，支持多种交互方式。

　　PC应用端运行2个软件，一个SystemConfig软件，一个会议预约管理中心软件，需要Ukey运行，在系统配置之初，系统最基础设置由工程师在SystemConfig软件中配置，之后交付给用户专管员，使用会议预约管理中心软件。用于系统管理员配置人员、部门、配置会议室基础信息、配置会议室使用时间、使用部门，门口机设置等基础功能。

　　PC端的预约端，可用于会议预约、会议管理等功能。

　　所有人员的权限，可根据用户具体的实际情况不同分配角色，不同角色可分配不同权限。

　　微信服务号，纬志微信服务号以及政府企业自身微信服务号都是可以支持的，这样的交互方式，比较方便，而且迎合日常大众的使用习惯。

　　APP端，支持安卓和苹果系统，可进行预约及与会时使用。

　　用户还可以通过门口显示终端进行本地快速预约。同时系统可以通过门口机、信息可视化终端进行发布对应的会议室状态、会议室会议安排、天气预报、多媒体宣传影片图片等信息。

　　系统特性

　　场地管理：

　　会场开放时间以及使用权限的设定。更加灵活，符合实际使用要求。

　　人员管理：

　　人员管理，手机号码录入系统即可应用微信服务号，方便快捷。而且在系统人员录入的时候，如果输错或是重复。系统会给予提醒。比较利于管理员进行管理。

　　会议管理：

　　会议管理：根据会议需求选择系统对应的功能、会议室容纳人数，会议日期，系统自动推荐最佳会议室以供选择，选定会议室后确认具体会议时间段，填写会议主题，设定是否签到，设定会议信息通知及提醒时间，编辑会议简述选择与会人员，上传会议相关文件。

　　可以设定在会议即将结束时，发出提醒功能，并且支持会议延长功能。系统会判定当前场所是否可以延长，以及提醒可以延长的时间。

　　预约管理：

　　针对预约，我们提供多种预约交互方式，可以根据用户的具体需求配置。当预约时，有人员同时被多个会议邀请时，系统会给予标注。同时，参会人员在被多个会议邀请时，在他的交互界面上，会出现冲突提醒，由参会人员自己选择参加那个会议，同时系统会取消冲突会议，并发送信息给邀请人员。

　　签到/门禁：

　　系统支持二维码/人脸识别签到、开门。会议期间，只有当前会议与会者才有权限刷二维码或者通过人脸识别签到、开门，可有效避免会议受到无关打扰。

　　人到齐临时紧急需要召开会议时，会议室空闲的话，可直接在门口显示终端刷二维码/人脸识别进入操作快速预约进入会议室。

　　开门记录统计，如果需要，可以统计在会议期间，每位人员的往返会议的次数，以此来进行会议进程管理数据的收集。

　　在场地空闲的时候，如果需要临时进入、短暂进入会议室。系统支持身份识别开门机制，系统同时会记录是谁，通过什么方式在什么时候进入了场地。便于后期查询。

　　通知/公告/信息发布：

　　系统通知有微信、短信、邮件、APP等多种方式，可以适合多种应用需求。信息发布系统支持公告、视频、图片、网页、PDF等信息的推送。

　　环境/设备/功能管理：

　　①预约人员参加会议，根据预约需求，系统自动管控所需设备。

　　②支持会议期间预约人员管控所有设备功能。

　　③支持会议室环境自动调节及手动调节功能。

　　④会议结束后，系统延时自动关闭功能。

　　⑤预约时间内未抵达会议室，系统开放会议室预约并记录。

　　⑥配合中央控制系统、集群管理系统，可以实现其他更多功能。

　　门口机及信息数据统计可视化：

　　门口机/门口显示终端可以显示各种信息，如：

　　①会议室信息(会议室名称，所属部门等等)

　　②会议室当前状态(空闲中、会议中、未启用等等)

　　③支持多媒体信息展示(如展示政企宣传图片、视频等等)

　　④支持环境信息、天气数据等呈现(如会议室内的温湿度、光照度、PM2.5等数据可实时采集并显示)

　　⑤支持公告、通知等广播信息呈现

　　⑥门口显示终端支持界面UI配色，界面内容可根据需求定制，以及LOGO的定制等等。

　　数据合并统计可视化呈现，同时部分图表等数据支持下载导出功能。

　　①会议行程功能，会议预约人和与会人员可通过系统日历查看我的会议行程，对未开始，进行中，已完成的会议进行统计。

　　②会议数据可视化功能，会议预约人可查看会议次数，应到人数，实到人数，未到人数及人员列表等。

　　③会议室使用统计，以饼状图方式统计各会议室的使用此时和时长。

　　④参会人员统计，以柱状图方式统计人员的参会次数和参会时长。

　　⑤会议记录，以表格方式记录所有举行过的会议信息。

　　企业简介

　　(1)企业简介

　　广州市纬志电子科技有限公司简称“纬志电子(ITAV)”，创立于2006年，是一家专注于中央控制系统、数字会议系统、高清矩阵切换系统、信号切换系统以及周边配套等众多系列产品研发、生产的高新技术企业。

　　“以技术求发展、以质量求生存、以服务求信誉”是纬志电子(ITAV)始终坚持的企业宗旨。公司自创立以来，一直坚持走自主设计、研发的发展道路。以领先的技术发展水平、完善的软硬件质量体系，并提供有针对性的实施指导、全面培训、产品升级、系统安装等全方位服务理念赢得市场。

　　我们拥有优秀的研发团队，根据市场发展所需及时推出相应的新产品。纬志电子已经在业内创造了多个第一，第一个使用无线WIFI技术;第一个实现矩阵双向信号反馈功能;第一个使用机架标准化设计……公司研发的中央控制系统编程软件，更是填补了国家计算机编程语言的空白。历经数载，纬志电子(ITAV)共拥有着5项发明专利，6项生产认证，20多项产品认证，20多项软件著作权。我们坚信还会继续创造更多的、更好的、更高技术含量、更有附加值的产品来满足客户的需求。研发的力量为公司长远发展奠定了技术后盾，为销售团队开拓更广阔的市场打了一剂强心剂。

　　我们拥有二千三百多平方米的生产车间，生产，测试，组装等各个部门紧密结合，保证了纬志电子(ITAV)在生产、发货环节的保质保量、快速高效。长期以来，每一个生产步骤、每一个细节、每一个产品检测等等，都会经过层层考核及检验。纬志电子(ITAV)对高品质产品的执着赢得了众多客户的选择。

　　我们在国内拥有四大营销中心以及24个省及直辖市都设立了办事处及售后服务点。并且开通了售后服务电话：4000-520-200，为客户提供最快捷的现场服务保障。您点点滴滴的认可，都是我们不懈奋斗的动力。

　　经过多年沉淀，纬志电子(ITAV)为无数个项目的指挥调度中心、监控中心、多功能会议室、展览展示馆等大规模多媒体应用场合提供方案以及服务。未来，我们将继续秉承“以我专业，达您所想”的初心，砥砺前行!

　　(2)部门概括

　　ITAV具有强大的专业研发力量，拥有经验丰富的高级工程师，专业技术人员及管理人员。具有应用电子电路独立设计开发能力，具备电子产品和机械产品的加工制造能力，能根据市场发展所需及时推出相应的新产品。我们从设计、制造到售后服务执行全过程管理控制，生产线上拥有高精度的电子元器件、整机产品的检验、测试、试验仪器仪表，制定并执行严谨的工艺管理规程和作业指导书，设置有完善的工艺监督管理机制。ITAV配备有专门销售及售后服务专业技术人员，注重售前的产品质量，售中的技术支持和售后的维护能力，确认为客户提供优质产品和优质服务。

　　(3)产品体系

　　ITAV始终本着以市场为本的原则，通过这几年的发展与壮大，依托坚实的技术研发力量已经在国内创造了多个第一：第一个使用无线WIFI技术;第一个实现矩阵双向信号反馈功能;第一个使用机架标准化设计…。我们坚信还会继续创造更多的第一，同时将更专注于产品的研发，以期用更好、更高的技术含量，更有附加值的产品来满足市场的需求，为广大支持ITAV的客户创造更多的有利条件，更广泛的使用空间。我们根据客户对产品和服务不同的要求，在产品质量上，建立了完善的软件与硬件的质量体系，并提供有针对性的实施指导、全面培训、产品升级、系统安装等全方位服务，在工作质量上要求精益求精，定期进行工程回访，提供良好的售后服务在第一时间内解决客户所提出的问题。因此ITAV获得了广大用户的一致好评，赢得广大用户的信赖与支持。