盛科维CM会议管理平台系统解决方案

　　1、概述

　　1.1公司简介

　　北京盛科维科技发展有限公司专注于组织管理效率的高科技公司。致力于中国会议领域最好、最专业的软件产品提供商、完整解决方案提供商和服务提供商。建立移动互联网时代的全新会议生态环境，以会议为原点，为客户提供简单、高效、生长的企业级会议管理软件，提高各个领域组织会议效率。

　　盛科维拥有完全自主知识产权的技术开发平台，开发了国内最系统、最专业的会议管理软件，包括：CM会议管理平台、CR会议室管理系统及适应于企事业单位的信息发布系统。并拥有能够为客户规划和整合网络层、系统应用层和显示应用端的完整解决方案的能力。 公司拥有一支由大型应用系统开发、移动开发、系统集成、网络集成技术力量组成的技术管理团队。为客户和合作伙伴提供从咨询、设计、实施、服务全方位的支持和服务。 移动互联时代的到来，无论大小组织都必须面对扁平化的组织管理结构和社交型企业模式的挑战，盛科维利用“Web+移动”的方式协助客户面对未来的挑战，突破时间和空间的限制，提高会议效率，在以网络、PC、移动端构建的立体环境中，辅助客户构建全新的高效、有序、生长的会议生态系统。

　　盛科维以“专注、专业、专精”的理念为客户提供服务。

　　专注

　　盛科维专注于组织效率，以提高组织沟通协作效率为焦点，实现对客户战略、运营和业务的循环促进。

　　专业

　　盛科维以专业立身，拥有一支在软件开发、计算机网络、视讯集成行业从业多年的高级专业技术队伍，为客户交付先进的产品、最优的解决方案和最佳的服务。

　　专精

　　盛科维以专精的态度服务客户，关注客户体验、注重客户细节，以客户感受为目标，让客户感受到专业、真诚和贴心。

　　我们希望为客户创造更大的价值，愿意与更多合作伙伴携手，共赢成长!

　　1.2 公司资质

　　2、Thinkwin CM会议管理平台

　　2.1 ThinkWin CM简介

　　ThinkWin CM系统提供高效管理平台、知识积累平台、文化提升平台。为会议的准备提供便捷的服务，为会议的召开提供顺畅的环境基础,将会议相关知识进行整理归档形成积累，将每个人的会议思考想法形成案例实现共享，为管理者和参会人员提供更好的交通工具形成良好习惯，明确管理要求对相关人员形成约束，建立适应企业管理会议环境智能化整合平台。

　　ThinkWin CM会议管理平台就是从多个不同的纬度来管理整个会议的生命周期，为组织提供专业的会议管理平台，以信息化技术整合会议管理体系，提升会议效率，从而为组织创造价值。

　　ThinkWin CM平台特点

　　完整的管理

　　ThinkWin CM会议室管理系统以“PDCA”为管理理念，对会议室及其设备进行全生命周期的管理，使之从无序走向条理，并将管理行为纳入有计划、重执行、易检查的轨道，提高会议室管理水平。

　　简捷的操作

　　系统力求操作简捷，对每一功能都从用户体验上进行分析，方便用户的操作。例如：首页的信息直观显示，工作台的快捷方式，新增记录的复制功能，信息录入的导入功能等。由于系统底层强大，也为满足客户的特殊需求提供了可快速定制的基础。

　　高效的查询

　　会议室管理的目的一方面是为了提高管理水平，更重要的是要为开会者了解会议信息提供服务。因此系统提供了强大高效的查询功能，首先将重要信息直接发布，其次在当前功能下可以快速查询相关信息，而且系统提供了方便的组合查询。无论是管理者，还是管理员、还是信息需求者都可以快速的得到需要的信息。

　　强大的扩展

　　ThinkWin CM具有强大的可扩展能力，核心就是盛科维自主研发的技术平台，高度的技术提纯和可拔插的平台设计保证了平台之上的业务系统的灵活组合和高效扩展。可以满足用户管理水平提高的需求，并可以保证用户以较小的投入产生长远的效果。

　　ThinkWin CM基本框架介绍

　　图4-1 ThinkWin基础平台框架图

　　软件架构：基于J2EE架构

　　编码语言：java1.6.0_04

　　应用服务器：Tomcat5.0及以上

　　操作系统:Windows、Unix

　　数据库管理系统:mysql5.0

　　开发工具：Eclipse3.2

　　软件管理：SVN

　　配置管理：apache-maven-3.3.9

　　软件运行硬件环境：专业服务器，内存建议4GB以上

　　软件授权方式：以软件授权方式管理，根据会议室管理数量、信息发布终端数量授权license。

　　版权：CM V3.0

　　ThinkWin CM系统图

　　ThinkWin CM功能介绍

　　ThinkWin CM功能图

　　ThinkWin CM功能简表

　　个人工作台

　　个人工作台主要为用户提供两个功能：快捷方式、会议室占用日历看板。

　　快捷方式为用户提供可根据习惯定制个性化快捷功能入口，提高操作效率。

　　会议室占用日历看板，让用户直观的看到指定日期每个会议室的占用情况，可在看板上拖拽时间条进行快速预定。

　　图4-2 个人工作台界面

　　会议预定

　　会议管理主要为用户提供了会议查询与预订、周期性会议预订、参会人管理、参会回复、会议时间控制功能。

　　会议查询与预定

　　会议查询：会议组织者能够明确看到自己当前组织的所有会议信息，可以根据会议主题、会议描述、会议组织者进行模糊查询;对分组、时间进行筛选;同时还提供了高级搜索，通过会议、会议室、会议分组、会议时间、状态、来源进行更为精确的查询功能。同时可以显示当前列表中选中会议的详细信息。方便查看以往的会议相关信息。

　　会议预定：会议组织者能清晰高效地对会议时间、地点、人员、通知进行组织和安排。系统为用户提供智能冲突分析判断，确保在合适的时间、合适的地点、人员时间无冲突情况下，合理的安排会议。

　　图4-3 会议预定界面

　　会议分组：周例会、临时会议、商务会议等等，会议种类繁多，查看不方便。系统为用户提供自定义会议分组功能，用户可按自己的习惯整理会议分组，多角度的快速查找会议。

　　会议通知：为保证会议不被遗忘，系统将会议通知即时的发送到参会人手机、邮件及WEB平台上，在会前根据用户的设置时间智能的提醒用户会议即将开始。

　　参会人管理：会议的主人就是参会人，在新建会议如何方便的选中参会人，系统为用户提供参会人的统一管理，包括内部参会人和外部参会人两种。内部参会人根据系统现有人员进行选择添加，分为三种方式选人员、选机构、选分组;外部参与人可以自定义添加填写姓名、电话、邮箱、公司、职位信息保存即可添加。

　　会议变更：在会议未开始前，组织者可以变更会议的时间地点，系统会将变更信息及时的发送给相关参会人。

　　周期性会议预订

　　该功能主要针对重复性会议的召开，如每日站立会议、每周的部门例会等，可以快速的建立每天或每周的会议，也能批量修改、变更、取消周期会议。系统提供日历形式，便捷的查看周期会议的状态及详细。

　　图4-4 周期会议日历界面

　　参会人管理

　　会议的主人就是参会人，在新建会议如何方便的选中参会人，系统为用户提供参会人的统一管理，包括内部参会人和外部参会人两种。内部参会人根据系统现有人员进行选择添加，分为三种方式选人员、选机构、选分组;外部参与人可以自定义添加填写姓名、电话、邮箱、公司、职位信息保存即可添加。

　　参会回复

　　参会人收到会议通知后，可以在WEB端和移动端对会议邀请进行回复，可以选择参会、拒绝、代参。组会人可以在系统中看到所有会议回复信息，代参人员将在系统中进行特殊标注。

　　会议时间控制

　　会议控制主要是为了解决会议室的有效占用问题。从几方面来对会议室的使用进行控制，1、会议在预定时间内未开始，系统自动释放会议室;2、会议在开会过程中，保证无时间冲突的情况下，可以延长开会时间;3、会议需由组织者确定会议开始及结束。4、会议在指定时间内未结束，系统自动结束。

　　图4-5 会议进度条界面

　　会前资料管理

　　会前资料管理主要为用户提供了会议资料、会议议程功能。

　　会议资料

　　该功能主要是针对需要在会议预定的同时，将会议资料一并管理起来存档查看的需求。系统支持会议预定时，上传各种类型的会议资料至系统中，所有相关参会人可以通过系统在线查看会议资料或下载资料。如果选择了增强组件信息发布管理，会议资料还可以被实时发送到信息发布屏上，这个功能适合希望在发布屏上显示会议排位、会议宣传等信息的需求。

　　会议议程

　　该功能主要是针对需要在会议预定的同时，将会议议程一并制定出来，让参会人知晓。选用此功能主要有两种场景需求：1、把会议议程显示在会议室门口的发布屏上，让人知晓开会的安排;2、在系统中更完整的管理和记录会议的内容。系统提供的会议议程功能，支持定义议程主题、时间、负责人等信息。

　　图4-6 会议议程界面

　　消息与通知

　　信息与通知主要为用户提供了会议通知、临时通知、消息管理功能。

　　会议通知

　　为保证会议不被遗忘，系统将会议通知即时的发送到参会人手机、邮件及WEB平台上，在会前根据用户的设置时间智能的提醒用户会议即将开始。

　　临时通知

　　该功能是给组织者提供在会议预定后，给参会人或其他非参会人员发送短信、邮件等消息。系统支持手动发送参会通知快捷模板，也支持发送自定义消息。

　　信息管理

　　自定义发送短信和邮件，可以发送给系统内用户，也可以输入系统外用户的手机号或邮箱发送给系统外部用户

　　会议室管理

　　会议室管理是以会议室为视角将与会议室相关的工作进行统一整合，为会议的召开提前做好准备。包括：会议室台帐管理、会议室分组管理、会议室占用管理、会议室设备管理、会议室预留、会议室审批、会议室设备检修管理。

　　会议室台帐管理

　　系统提供了便捷的会议室台帐管理功能，方便对会议室进行增删改查，快捷完整的查询建立会议室台账;

　　图4-7 会议室台帐及看板界面

　　会议室分组管理

　　企业管理会议室有集中式管理、分楼层管理、分片管理等不同管理纬度，为适应企业的不同管理需求，系统提供会议室分组功能，可以为企业自定义会议室分组，不同分组可设置不同管理员。

　　会议室占用管理

　　会议室占用管理是将用户最关心的信息进行了突出，以便用户更快捷地了解会议室何时空闲何时被占用，被谁占用等。会议占用情况的显示分为列表显示和图表显示两种，并提供了多视角的高级查询。

　　图4-8 会议室占用情况界面

　　会议室设备管理

　　系统提供了便捷的功能方便会议室设备的增删改查，方便建立设备台账;

　　系统提供了便捷的查询功能：可以根据会议室名称、设备分类、设备类型、设备名称等条件进行直接或组合查询与设备相关的各种信息。

　　会议室预留

　　该功能是为有工作任务需要占用会议室，但不是为开会而预留出来的会议室。占用会议室选择要占用的会议室、开始与结束时间、预留人、是否公开、预留原因等信息，确保工作需要时可以正常使用会议室。

　　会议室审批

　　该功能主要针对那些对企业里部分会议室有特殊使用权限的需求而设计，企业可设置哪些会议室需要进行审批，被定义为需要审批的会议室，在申请人申请预定后，请求会被送至会议室管理者，管理者审批通过后预定成功，如审批不通过可返回给申请人不通过的原因及建议。

　　图4-9 会议审核界面

　　会议室设备检修管理

　　会议室设备是开好会议的必要条件，会议设备完备不完备、运行流畅不流畅直接关系到了会议效率的高低。会议室设备管理就是从设备的视角，对会议室设备进行统一管理，完成会议室设备从建立台账、会前检查、会后检查、设备保养、设备检修的全生命周期管理，确保会议室设备平时优、用时好。检修管理是通过建立检修计划、制定检修任务、完成维护保养对会议室设备进行日常的检修保养，做到平时该检必检、该修必修，确保会时的设备正常。

　　图4-10 设备检修计划界面

　　会议管理

　　会议管理主要为用户提供了会议计划管理、会议类型管理、会议地图查询、会后任务管理功能。

　　会议计划管理

　　为组织建立会议计划体系，让领导和管理者能从宏观上把握会议情况。通过会议提前规划，领导和管理者可以按月、按年查看要召开的会议，控制不必要开的会议，对会议成本进行预算。

　　会议类型管理

　　支持用户多维度的管理会议，用户可以根据组织会议特点建议组织的会议类型树，类型树不限层级;

　　各会议类型可拥有不同的制度要求、汇报要求、汇报模板及会议流程安排等，为规范企业组织会议提供信息化手段，方便会议组织者标准化开会的准备及资料等。

　　会议地图查询

　　会议地图是会议综合的可视化入口，可以从会议地图中查看个人或部门全年的会议安排，计划内的会议、已预约的会议、参与的或自己组织的会议;

　　用户可查询全年、全月的会议视图，提供年、月、周、日多维度的会议数量及时长统计，并支持用户导出至Excel。

　　图4-11 会议地图年视图

　　会后任务管理

　　会议任务创建、跟踪、提醒，任务执行、反馈，任务查询、统计、分析，报表导出等

　　图4-12 会议任务详情界面

　　图4-13 会议任务统计界面

　　统计分析

　　CM会议管理系统提供了强大的统计功能，统计分析可以根据管理需求和视角方便定制，系统提供了基本的统计分析功能：如会议任务完成率、会议室占用率、设备检修次数、按单位统计会议、按人统计会议等。

　　图4-14 统计分析界面

　　系统维护

　　系统维护是CM系统的基础功能，主要提供给系统管理员使用。为企业运行CM提供基础的数据维护能力，包含组织机构管理、组织机构导入、用户管理、权限管理、日志管理、资源管理、机构同步等功能。

　　会议签到管理

　　CM为用户提供多种签到方式：

　　通过手工在Web端签到;

　　通过手机移动APP扫描二维码方式进行签到;

　　生成会议室二维码，通过手机扫描跳转登陆进行签到;

　　结合门禁进行会议签到及权限控制。

　　如果项目现场已经安装了门禁系统，可以将门禁信息与CM系统的组织机构系统进行关联，可结合员工的门禁卡，参会时在门禁刷卡机上进行签到，门禁系统将员工签入签出信息传给会议系统，实现签到信息的管理和统计;同时可以实现会议室门禁管控功能，在开会期间非参会人无法刷卡开门进入会议室，避免因误闯入打扰会议进行。

　　图4-15 门禁系统联动界面

　　会议记录纪要管理

　　所有参会人均可以进行会议记录，记录内容包括：文字、图片、录音，记录与移动APP实时同步。同时可以将会议记录分享到其他平台;

　　记载、传达会议情况和议定事项的公文。可以分享会议纪要到其他平台。

　　投票表决

　　该功能主要是为提供组织人员可以发布投票，填写投票主题、目的、表决项、投票方式、投票截止时间、结果设置，其他参会人员参与投票，选举或表决，选中自己的满意票。进行民主决议。

　　会议服务管理

　　会议服务相关公共资源的管理(如咖啡、果盘、白板、投影等);

　　会议组织者提出会务需求、会务人员收到服务通知;

　　会议组织者可对会场服务给出评价及建议;

　　管理者可审核服务评价，评价审核通过后生效，并可回复评价;

　　管理者可以看到会场服务的整体满意度评价、会务人员的满意度评价及办会人员提出的建议等;

　　黑名单管理功能。

　　信息发布模块

　　信息发布管理是将系统记录的会议信息及时同步发布到显示设备，同时也可以将某一会议的定制信息发布到指定的显示设备，以便所有人员了解当前会议的详细情况。

　　节目管理

　　该功能是会议室终端显示效果设置，所见即所得的节目编辑和友好的交互体验，可以选择模板，也支持各种组件的自由组合，包括wmv、avi、flv、rm、rmvb、mpg视频、MP3、wma音频、office、flash、相册、图片、文本、html、时间等各种文件;支持基础组件与业务自定义组件的组合。

　　图4-16 新建节目界面

　　资源管理

　　该功能是资源素材多级视角管理，支持视频、音频、flash、office、图片、背景图片分类管理，实现资源的上传、下载、删除、分类以及资源详情的查看。主要是作为播放节目的素材。还包括节目模板管理，可以设计保存节目模板方便复用。

　　终端管理

　　该功能是信息发布终端通过注册方式，在终端管理中统一进行维护管理。可对终端的默认播放背景进行可视化的自定义修改，变更LOGO、背景、终端关联会议室;支持终端实时监控，节目播放的远程画面，远程开关机操作;支持对终端按周、按天设定开关机任务;支持管理员、操作员权限控制。

　　会场监看与控制

　　该功能可以与第三方中控进行集成，通过网络型中控对会议室的设备进行远程控制。受控设备可以在会议室查询中进行中控管理，定义开机与关机的操作名称与操作指令，可以远程开启或关闭电子设备，同时记录设备远程控制的执行记录。

　　另外如果需要随时观察各会议室的情况，只要接入网络摄像头，就可以通过系统及时了解会场情况。

　　图4-17 会议室现场画面界面

　　计费管理

　　该功能是给会议室管理者提供对会场制定收费标准，选择会议场所填写计费标准制定收费标准，同时可以对已经制定收费标准的会议场地进行修改和删除;根据会议办会情况自定义日期区间生成会议账单;在账单明细中展示已缴费和未缴费办会单位，可对未缴费单位进行催缴、限制权限等操作。

　　Exchange双向同步

　　支持exchange2010及以上服务器或office365服务的数据同步;

　　支持会议系统预订会议成功后，信息自动同步至exchange服务器，参会人的outlook日历同步更新;

　　支持在outlook客户端发起单一会议，信息自动同步到会议系统。z

　　集团管理模块

　　主要为集团公司可在同一系统下管理所有区域提供，区域间互相隔离不干扰

　　移动端应用

　　预定会议

　　预定会议室是移动端的特色应用之一，用户通过移动终端的触摸屏手势预定会议室，除了给用户具有快速、便捷、时尚触摸的感觉以外，更能给用户耳目一新的感觉，移动办公，随点随定，拉拽自如。

　　该功能主要是帮助会议组织者方便、快捷的查询定位会议室，并且进行会议室的预定。新建会议室可以预定会议室。同时提供会议室筛选功能，以方便用户快速查看适合的会议室。

　　图4-18预定会议示意图

　　管理会议

　　管理会议主要是管理用户自己相关的会议动态信息，提供不同的展示方式，用户可以根据自己的习惯随意切换查看方式。点击可查看会议详情信息，包括基本信息、会议议程、参会人、会议资料、投票、记录、会议纪要等信息。

　　图4-19会议查看方式示意图

　　参加会议

　　预定会议之后系统会通过系统内部推送、短信或者邮件通知参会人，参会人接受通知消息，也包括会议的变更与取消信息。用户根据信息参加会议。

　　图4-20参会通知示意图

　　参会人可以根据自己实际情况回复组织者是否参加会议，以统计参会人员的参会情况。

　　图4-21参会人员回复示意图

　　控制会议

　　会议组织者可以通过手机App控制会议开始、延时、结束等操作。组织者通过会议控制功能，可以准确把握会议的进度。比如，会议通知发出后，大家都回复没有时间参加，对于这种组织者可以取消会议;领导时间安排有冲突，可以变更会议时间;会议预定时间快到了，可以提前开始会议让大家可以提前签到。

　　图4-22会议控制计时示意图

　　统计会议

　　统计会议可以让用户明确知道自己参加了多少会议，分为会议年历与会议月历，统计出参加的会议次数和累计时长，点击进入可以查看参加过的会议列表信息。

　　图4-23会议统计示意图

　　定制化服务

　　门禁联动接口集成服务

　　中控联动接口集成服务

　　信发第三方业务接口集成服务

　　信息发布系统模板、节目定制服务

　　大客户定制化开发服务

　　系统界面初级客户化服务

　　移动端功能嵌入服务

　　第三方短信平台接入服务

　　第三方目录服务及SSO单点登录系统对接服务

　　CM&OA&无纸化系统集成功能介绍文档

　　随着信息化的飞速发展，社会各大企业中的信息化建设非常完善，如OA办公自动化、无纸化系统等，但大多数系统的信息处于信息孤岛。

　　CM会议管理系统，开放接口，可以与任意系统进行对接与集成，实现系统间的无缝连接、数据共享，解决各系统间的信息孤岛。

　　CM系统与第三方系统之间对接基于外网、内网或者VPN网络环境，使用webservice或者https等协议完成相关数据的传输。

　　(一)、CM与第三方系统对接方式

　　下面介绍CM会议室管理系统与OA、无纸化系统对接方式

　　1、CM&OA系统对接方式

　　需求描述：CM与OA对接后，实现人员组织机构同步且实现统一身份认证。

　　接口描述：

　　1)人员组织机构同步

　　系统支持两种同步方式：接口同步、数据库同步，根据实际情况可任选其一。

　　a)接口同步

　　CM系统提供接口，对人员组织机构的增删改进行同步，OA实时将数据通过接口同步到CM，CM将接到的数据对自身数据库进行增删改操作。

　　b)数据库同步

　　由OA提供中间数据库，并且创建两张中间表，一张存储组织机构，另一张存储人员信息。CM提供表结构。

　　由OA编写脚本定时向中间库推送组织机构信息，推送时间由实际情况而定。

　　2)单点登录

　　同步方式：接口同步

　　CM提供链接，供OA单点登录跳转使用。OA单点登录时，将登录的人员数据，隐士传输到CM提供的链接中，CM进行人员验证，最终实现单点登录。CM支持单一用户名验证，也支持用户名密码验证。

　　2、CM&无纸化系统对接方式

　　需求描述：

　　CM新建会议后，将会议相关数据同步到无纸化系统;

　　CM会议信息更新后，数据同步到无纸化系统;

　　无纸化系统内部产生的操作数据，如文件批注等同步到CM系统。

　　接口描述：

　　CM需要同步到无纸化系统的信息(据情况而定)

　　无纸化系统需要回传CM的信息

　　无纸化系统组织结构数据来自CM，参考CM与OA之间的对接方式

　　权限方面的对接内容需要双方系统具体讨论

　　(二)、CM与第三方系统业务场景

　　1、CM系统可以按照用户的规范来制作审批流程。

　　从OA到CM再到无纸化系统的业务流程如下：入口OA的Portal页面

会议管理员进入OA系统->通过单点登录进入CM系统创建会议类型(每个会议类型下都需要配置流程，所以会议类型决定审批流程)->预定人选择会议类型并填写会议基本信息后预定会议(从OA单点登录)->相关部门领导审批->参会人接收参会通知并做会议反馈(参会、谢绝参会、找人代参)->参会人员登录无纸化升降终端->相关人员做文件分发及批注(会议相关文件都可批注)->批注后将文件回传CM进行归档->组织者会后整理会议纪要->会后任务派发与跟踪

　　3、成功案例合作单位