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PLEXUS成功打造南方医科大学深圳医院无纸化会议系统

2016-08-15 15:00:47      编辑:郭雨婷   来源:数字音视工程网

一、项目概述:南方医科大学深圳医院是深圳市医疗卫生“三名工程”的重大项目,由深圳市政府按照三级甲等医院标准投资新建的市属公立医院,按照“管办分离”...

  一、项目概述:

  南方医科大学深圳医院是深圳市医疗卫生“三名工程”的重大项目,由深圳市政府按照三级甲等医院标准投资新建的市属公立医院,按照“管办分离”的模式委托南方医科大学管理,成为大学的第六所直属附属医院。

  医院总占地面积82412㎡,规划总床位为2500张。一期工程投资20亿元,建筑面积171204㎡,展开床位1000张,设计日均门诊量8000人次。

  南方医科大学深圳医院将以大学整体资源和深圳医疗卫生“三名工程”政策为依托,发扬深圳与南医人敢为人先的精神,用五年时间建成集医疗、教学、科研为一体的三级甲等综合性医院,为深圳市人民的生命健康、城市的可持续发展做出贡献。

  南方医科大学深圳医院多媒体音视频会议系统具备多媒体音视频会议系统的各项功能,形成既有内部讨论、多媒体培训、行政会议、培训讲座、员工活动、决策研判的工作平台。

  二、项目需求:

  (1)与会人员在终端上对同一时间同一界面上实现多个会议提案提前预览、审阅、批注,从而提高会议效率、简化办事步骤、加快会议议程速度;

  (2)系统全方位文件处理功能,系统涵盖所有会议室文件的流转、资源信息交流等。系统支持pdf、doc、wps、ppt、exel文档格式、支持avi、jpg、mp3、mp4、rmvb等音视频文件格式;

  (3)具备会议签到、高清电视电话会议接入、投票表决、在线问卷调查、电子小纸条通信、会议发言、视频动态显示、呼叫服务人性化会议服务等功能;

  (4)服务器端通过RS232、485接口可用作会议设备集中控制系统、视像跟踪、会议发言主机及各种应用接口联动;

  (5)为提高会议效率会议结束时对可会议的过程文件和语音及时准确的进行纪录并存储和发放会议电子资料,具体的权限分配、多层的安全控制机制确保用户只能使用赋予了授权的资源。可以对不同权限的用户、工作请求,提供了任务具体到每个与会人员的机制,与会人员可以看到属于自己权限的文件及共享文件。

  (6)手写批注功能,参会人员可以在终端屏幕上使用一支笔在屏幕上进行书写、批注,对于批注的保存有两种方式,第一种是以照片截图的方式对批注界面进行保存;第二种是对文件材料的批注修改在原文件上进行保存。

  (7)投影功能。我们不需要使用矩阵,可以将任何一个终端的实时界面投影到大屏幕上;

  (8)同屏功能。参会者可以把自己终端的实时界面分发给所有参会人员的屏幕。当在屏幕上进行翻页或批注修改时,所有其他人员的屏幕影现同屏发起人屏幕上的内容;

  (9)会议服务功能(短消息、服务呼叫)。

  在系统能够实现以上总体项目需求的基础下,整套系统必须能确保以下几点要求:

  1、保密

  随着国家信息化进程的不断加快,信息安全问题也越来越突出,引起了社会各界的广泛关注。在传统的纸张会议文件的传送中,由于每次会议的召开,需要会议主持人员将会议的议题和内容编辑好,在文件的打印、复印、装订等过程中,由于中间环节多,给保密会议带来了很多不可预见的风险。我们的保密会议系统可以从根本上杜绝传统方式下的带来的各种隐患。

  2、节省

  每年各种会议较多,会议材料用纸量较大,印制等各种费用较高,人力及时间消耗较多,不仅增加成本,而且也不适应信息化时代的发展。同时与建设一个高效,节能,环保的社会也不相称。无纸化不仅能大大提高工作效率,对环保节能也具有深远的意义。

  3、易管理

  所有用户端的权限也都由服务器端控制,会议终端无法更改服务器的配置。

  4、易维护

  通过网络获取资源,是网络计算环境下的终端设备,不会出现客户机系统崩溃等现象,而且安装操作系统时很方便,会议结束后,彻底清除垃圾文件。

  5、强安全

  外部的存储数据在指定的区域,与操作系统相隔离,会议结束后,彻底清除会议文件,保密会议文件在系统中彻底粉碎。而且,每次系统重起后,系统都会恢复到最初的状态。

  6、便操作

  使用人员无须任何计算机应用知识即可熟练使用。使用者所需要做的事只有一件:打开电源;开关计算机同家电一样简单。对于会议室这样一个公用的场所是非常适用的。在多功能无纸化保密会议中,结合会议软件,可以实现更多,更全的功能。

  三、系统方案:

  无纸化会议系统是拓视悦声经多年的客户需求调研和技术创新,研发完成的新一代数字会议产品,基于移动互联网的无纸化会议系统,让以纸质为媒介的传统会议,演变为以PC、平板、手机终端为载体的智能会议系统。

  PLEXUS无纸化会议系统由两部份组成,即会议管理端软件和会议客户端软件。会议客户端软件支持多种终端平台,采用C/S架构,会议管理端采用B/S架构,支持各种终端。

  会议管理端软件:会议管理端软件负责创建会议、议程管理、资料管理、用户及组管理、投票管理、会议室管理、铭牌管理、设备管理,以及会议进行时控制信号转发等功能。

  会议客户端软件:客户端软件通过无线或有线网络接入无纸化会议系统,参会人员使用平板电脑进行会议签到、浏览会议议程、查看会议材料,参加会议投票表决,同屏跟随/自由阅读,会议笔记、会议批注等操作,是替代纸质文件的电子化会议工具。

  PLEXUS无纸化会议系统可以帮助企事业单位免除打印、装订、分发、签到、收集投影资料等传统会议方式的繁琐工作,提高会议效率,降低会议成本。而且无纸化会议是响应当前主旋律,低碳环保、节能减排的绿色办公方式,符合国家产业政策。

  无纸化会议系统全部采用具有自主知识产权的会议管理平台,可提供丰富的会议功能,协助会议使用方对整个会议流程进行高效便捷的控制,对会前准备,会中管理以及会后归档操作提供多种服务功能,保证会议正常、有序、安全地进行。可支持签到、多媒体播放、投票表决、呼叫服务、办公文稿阅读、邮件收发等多种常见的会议功能,又集成有手写批注、同步文稿演示等高级会议功能,充分满足参会者的各项需求。在整个会议过程中,无纸化会议系统可以为参会人员提供绝佳的数字化办公体验,所有的操作均通过一台终端完成,简化了纸质文件的使用,极大推进无纸化会议办公水平的发展与进步。

  3.1、使用流程介绍

  首先,通过后台管理界面进行会议定制,包括:录入会议议程、参会人员,上传会议资料等。完成这些操作后,会议管理人员在会议开始前进入会场,在会议管理系统的管理端开启会议。

  与会人员到达会场后,根据会议终端上的名称、座号提示在指定位置就座,并在自己计算机终端上进行会议签到。开会时,参会人员使用自己的计算机终端来浏览会议资料、进行会议交谈,查看共享桌面并浏览会议布局等会议相关信息。评审结束后根据会议签到表打印评审信息。会议结束后,用户可以通过浏览器登录会议管理系统界面进行会议资料下载以及表决结果查看等操作。

  3.2、会前准备

  登陆管理 -后台登陆的权限控制

  会议室定义 -设置会议室座位号及位置

  首页编辑- 编辑开机导位欢迎界面

  多会议管理 -多会议编辑/会议议程设置/切换当前会议

  与会者设置 -编辑参会人员详细信息/编辑每一位与会者的权限

  文件分发 -上传文件分类及会议文件

  投票设置 -管理并控制会议投票及结果导出

  视频管理 -搜索并配置视频直播源、添加点播视频文件

  3.3、会中交互及控制

  会议签到 -参会人员电子签到管理及状态查询

  会议信息 -显示参会人员的详细信息,显示当前会议的议程

  会议文件 -显示并打开管理员分发的会议文件

  会议现场 -支持打开文档并同步共享演示文档/批注文档/观看同步演示/异步独立观看

  会议记录 -会议过程随手笔记/会议记录的导出

  电子白板- 可在模拟白板上进行手写演示,使会议变得形象生动/支持多人互动

  交流提示 -支持与会者之间实时交流

  网页浏览 -浏览internet网

  个人资料 -可以导入本地私有文件/可随时上传共享私有文件

  会议投票 -提供会议现场的投票表决功能

  视频服务 -播放视频文件/直播源

  PC模式 -把无纸化终端作为普通PC电脑使用/支持全屏共享电脑

  主持功能 -主席机特有,包括界面强切/投票控制等功能

  中控功能 -支持统一升降控制/统一关机/也可操控接入的第三方中控

  3.4、会后归档

  会议归档-会议过程文件打包备案保存/会议痕迹清空

  3.5、功能介绍

  该系统与网络会议室硬件系统构成了企业高效会议的完整解决方案.企业内部只需部署一套服务端软件,即可支持企业内部的所有会议室和会议管理.在会议软件系统中最主要的是的参会用户模块,该模块包含以下功能:

  功能一:排位系统

  本系统是会议系统的重要组成部分。本系统基于信息技术、显示技术平台,采用自动化模式,来实现会议终端自动显示就座与会人员姓名、职务等,能将几个小时的手工操作缩短为几秒钟。

  功能二:签到系统

  电子化签到系统需要做到一键触摸快速签到,自动记录。系统提供自动抓拍的功能,可以直接保存签到人的图像,作为核对信息提交至后台管理服务器。签到状态统计、查询,统计结果可直接导出为excel文件。

  功能三:文件分发系统

  信息化时代的会议对电子会议文件的即时分发提出了较高的要求,在便捷的文件分发系统的管理下,无论是预置的文件还是临时增添的文件均可通过服务器即时分发到每个与会者手中。系统还设置了严格的文件分发权限,可便捷地设置与会者对文件的阅览、导出、查看权限。

  功能四:批注系统

  传统的会议少不了纸和笔,而信息化时代的会议技术突破是最大化还原参会人员手写会议体验,让每位与会者能像在纸质文件上批注、修改一样在无纸化会议终端上展现。

  功能五:投票系统

  会议投票系统需要简洁实用,可随时设置、增添投票内容及投票方式,并以图表形式即时统计。投票系统还设置了记名、不记名等投票模式,一看即懂、一键确认,服务器实时显示投票结果到大屏幕。

  功能六:会议交流系统

  全面的会议服务功能可实现预设及自定义多种呼叫内容,一键完成,快速方便;支持一对一、一对多模式会议终端短信发送方式,会议交流更便捷,支持对会议控制人员短信互发,提醒会议管理人员,让会议变得轻松可控;支持全体与会人员广播功能;支持会议提醒功能等,支持对茶、纸、笔等一键触发,进行点对点服务。

  功能七:视频同步直播系统

  将会议室的各种高清视频信号源(包括高清摄像机、蓝光DVD、高清视频会议终端、高清机顶盒等设备)的高清视频信号同步到每个会议终端上进行同步显示。

  功能八:信号交互系统

  为提高会议效率和有序组织,满足现代会议大量多媒体信息的展示交流、简洁明快、生动清晰地演示和互动讨论等需要,会议信号交互系统应运而生。对在会议过程中,有非常多的信号要相互显示,自由切换,让与会者更直观轻松地进入会议状态、针对会议信息真正实现互联互通等会议需求进行了系统性的技术开发,为真正实现会议便捷化、无纸化、节约化作出应有贡献。

  无纸化会议控制系统,将会议主持人、参会人员的互动操作功能发挥到极致。在便捷的系统背后,是我们独有的人工智能化控制流程在默默的工作。

  功能九:会中控制系统

  信息化时代的无纸化会议,就是要解决最简便、快捷的高度智能化会议模式。会场环境控制 可以集中管理控制会场环境的各种设备

  þ 灯光控制:可控制会议室里所有的灯光,进行全开全关,分组开关,亮度的调节;

  þ 空调控制:可控制您所需要控制的空调,进行开关,温度的调节;

  þ 窗帘控制:可控制您所需要控制的窗帘,进行上下移动,可同时或分组控制;

  þ 音响控制:可调节现场音响的声音大小,集中控制;

  þ 幕布控制:可控制投影幕的升降;

  þ 信号控制:可选择您所需要接入视频或音频的信号源,也可分配音、视频的输出,一键切换;

  þ 投影控制:控制投影机的开关;

  功能十:会议记录系统

  替代传统的纸质会议本,方便参会者迅速做会议记录。

  3.6、系统架构

  3.7、项目实景图

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